تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط اسناد و مدارک کاغذی باعث شده است تا بسیاری از سازمان ها برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد پایگاه داده مناسب و بهره گیری از فرمهای مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت اسناد خود نمایند.
در حال حاضر یکی از پیشرفتهترین روشهای نگهداری و بازیابی اسناد و مدارک، سیستم های مدیریت مستندات و آرشیو الکترونیکی هستند که شامل پایگاه اطلاعاتی تمام تصاویر بوده و ضمن جستجو در اطلاعات ثبتی، امکان رویت تصویر اسناد را فرآهم میآورند. از همین روی تبدیل اسناد و مدارک کاغذی به تصاویر الکترونیکی یکی از مراحل آغازین اجرای سیستم مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی میباشد.
شرکت برسا نوین رای با بهرهمندی از تجارب مختلف در ارائه نرمافزار آرشیو اسناد، انجام پروژههای مکانیزاسیون و اسکن با هدف افزایش کیفیت و تسریع فرآیند مکانیزاسیون، تفکیک و کدینگ پروندهها، ورود اطلاعات، بهبود وضعیت نمایش تصاویر اسکن شده و همچنین کنترل حجم اطلاعات تصاویر برای مراکز و سازمانهای بزرگ سعی در ارائه راهکار جامعی نموده است که در آن بتوان از تمام ظرفیتها برای ایجاد سرعت و کیفیت در کار استفاده نمود. این راهکار ترکیبی از نیروهای کارآزموده و مشاوران با تجربه، سختافزارهای حرفهای و ابزارهای نرمافزاری پیشرفته است که در مراحل مختلف کار هر یک بخشی از فرآیند کلی را تحت پوشش قرار میدهند.
اجرای فرایند مکانیزاسیون اسناد شامل مراحلی است که در ادامه توضیح داده میشود:
- سازمان دهی فیزیکی: در این مرحله ترمیم پارگیها، حذف تا خوردگی های غیر ضروری، ثبت شماره برگ، امحای برگههای زائد (در صورت لزوم)، بازکردن سوزن منگنه و مرتبسازی اوراق و اسناد انجام میشود.
- استخراج اقلام اطلاعاتی (کلید واژه ها) : اقلام اطلاعاتی همان کلیدواژه هایی هستند که بسته به نوع پرونده توسط تیم اجرایی استخراج میگردند. این کلیدواژه ها در جستجوی اسناد و پرونده ها بکار میرود.
- اسکن اسناد و پرونده ها: اسکن مستندات شامل تصویربرداری مطلوب و بدون ریزش اطلاعات از تمامی صفحات پروندهها و نقشهها با استفاده از تجهیزات مناسب و کارا می باشد.
- ویرایش و بهینه سازی تصاویر الکترونیکی: شامل مراحل برش حاشیه های اضافی اسناد (Crop) - چرخش اسناد (Rotate) - پاکسازی اسناد (Erase) - کادر بندی (Bordering) و درج سند در وسط کادر(Centering) - استاندارد نمودن ابعاد اسناد و مدارک (Resize)
- شناسه گذاری پروندهها: در این مرحله به منظور افزایش سرعت کار ورود اطلاعات، از نرمافزار آرشیو اسناد برسا به منظور ورود اطلاعات استفاده میشود که این امر هم سهولت و هم سرعت کار را به شدت افزایش میدهد.
- ترکیب فولدرها: منظور از ترکیب فولدرها، ترکیب فولدرهایی است که همگی مربوط به یک پرونده می باشند.
