تنوع و ازدیاد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات باعث شده است تا تمامی سازمانها، کارخانهها، شرکتها و صاحبان صنایع مختلف برای سهولت بازیابی اطلاعات موجود و مورد احتیاج در این مستندات به فکر ایجاد یک پایگاه داده مناسب و بهرهگیری از فرمهای مختلف برای مکانیزه نمودن سیستم مدیریت مستندات 
خود باشند. آنچه که هماکنون با وجود سیستمهای متفاوت و حجم بالای مستندات مطرح میشود، یافتن راهحلی برای نگهداری و بازیابی اسناد و مدارک موجود در سازمان است.
این سیستم به منظور نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک در فرمتهای مختلف تصویری و فایلی مورد استفاده قرار می گیرد. روال كار در این سیستم به این گونه است كه نخست در بخش بایگانی، اسكن اسناد و ورود اطلاعات و فایلها انجام میشود و سپس كاربران در بخشهای مختلف با استفاده از امكانات مختلفی نظیر طبقهبندیها، كارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسی پیدا كنند.
به طور کلی این نرم افزار برای مجموعه هایی کارایی فراوان دارد که با حجم زیادی از پرونده ها کار می کنند و نیاز به سازماندهی و دسترسی سریع دارند. همانند وزارتخانه ها، سازمان ها و ارگان ها و ادارات، بیمارستانها و مراکز درمانی، مراکز آموزشی و دانشگاهها، بانک ها و مراکز اعتباری و تجاری، نشریات و کتابخانه ها، شرکت های فنی مهندسین مشاور و ...
سرخط مطالب مرتبط با این بخش عبارتند از:
