معرفی سیستم آرشیو اسناد
سیستم آرشیو اسناد برسا به منظور نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارک در فرمتهاي مختلف تصويري و فايلي مورد استفاده قرار مي گيرد. روال كار در اين سيستم به اين گونه است كه نخست در بخش بايگاني، اسكن اسناد و ورود اطلاعات و فايلها انجام ميشود و سپس كاربران در بخشهاي مختلف با استفاده از امكانات مختلفي نظير طبقهبنديها، كارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسي پيدا كنند.
قابلیتهای سیستم
-
امکان تعریف انواع پرونده و سند
قابليت تعريف انواع پرونده براي تمامي پرونده هاي موجود در سازمان (مثلا پرسنلي، حقوقي، تسهيلاتي و غیره)
قابليت تعريف انواع فيلدهاي اطلاعاتي براي نگهداري اطلاعات نوع پرونده (مثلا فيلدهاي عددي، متني، تصويري، چند انتخابي، درست/نادرست، تاريخ و عیره)
تعيين مقادير پيش فرض براي فيلدها
تعيين فيلدهاي اجباري و يا غيرتكراري براي جلوگيري از اشتباه در ورود اطلاعات
-
ایجاد پرونده و ورود اطلاعات
ايجاد پرونده با استفاده از انواع تعريف شده در سيستم
تعيين شماره پرونده يكتا بصورت خودكار توسط سيستم
تعريف دفاتر شماره دهي به پرونده ها با قابليت تعيين الگوي شماره دهي
ورود اطلاعات پرونده بر اساس فرم طراحي شده بر اساس نوع پرونده
ايجاد چندين پرونده بدون نياز به اسكن تصاوير در همان زمان
ذخيره انواع فرمت فايل در پرونده و مشاهده آنها از درون برنامه
قابليت تبديل انواع فرمت فايل مانند word, pdf به تصوير و نگهداري آنان در كنار تصاوير پرونده
قابليت طبقه بندي پرونده ها بر اساس ساختار مفهومي تعريف شده در سيستم
-
طراحي فرم ورود اطلاعات
قابليت طراحي فرم ورود اطلاعات براي هر نوع پرونده
طراحي فرم ورود اطلاعات بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي نوع پرونده
قابليت گروه بندي چند سطحي فيلدهاي اطلاعاتي در فرم ورود اطلاعات
تغيير نام نمايشي فيلدهاي اطلاعاتي در فرم ورود اطلاعات
امکان مشاهده لیست پرسنل حاضر/ غایب بصورت لحظه ای
ذخيره انواع فرمت فايل در پرونده و مشاهده آنها از درون برنامه
جايگذاري فيلدهاي اطلاعاتي نوع پرونده به هر ترتيب و شكل دلخواه براي سهولت در ورود اطلاعات
-
اسكن تصاوير
تعيين نوع سند قبل از شروع به اسكن (در اين حالت تصاوير اسكن شده با نوع مشخص شده درج ميشوند.)
تعيين نوع سند پس از اسكن تصاوير (در اين حالت در زمان اسكن نيازي به تعيين نوع سند نميباشد.)
قابليت ايجاد پرونده بدون ثبت اطلاعات و فقط با اسكن تصاوير (براي اسكن پشت سرهم و ثبت اطلاعات در يك مرحله ديگر)
اسكن تصاوير اسناد پرونده بصورت تكي و يا دسته اي
انتقال يك يا چند تصوير از يك پرونده به پرونده ديگر
تغيير اطلاعات توصيفي يك تصوير مانند سطح دسترسي و نوع سند مربوطه
قابليت جابجايي و تغيير ترتيب تصاوير پرونده بصورت چند انتخابي
-
تعيين عمر اسناد و قابليت اخذ گزارش امحا
تعريف طبقه بندي عمر اسناد طبق استانداردهاي سازمان ملي اسناد كشور
تعيين عمر سند طبق طبقه بنديهاي انجام شده
قابليت گزارش گيري امحا بر اساس عمر تعيين شده براي اسناد
تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاري، نيمه راكد، راكد و امحايي بصورت هوشمند توسط برنامه
-
امكانات پيشرفته اصلاح تصوير
حذف تاريكي هاي ايجاد شده در خلال كپي يا اسكن تصاوير
-
حذف خطوط عمودي و افقي اضافه در كنار تصاوير
-
حذف اثرات سوراخ پانچ در كنار تصوير
-
صاف نمودن تصاوير كج
سامانه آرشیو اسناد برسا از ماژول های نرم افزار حوزه اداری است که برپایه سیستم ساز طراحی و توسعه یافته است. سیستم ساز محصول بومی و صد در صد نوشته شده توسط شرکت برسا نوین رای است . سیستم ساز به سازمان در کنار سرعت بالای پردازش داده ها، قابلیت توسعه و شخصی سازی بسیار زیادی به سازمان می دهد تا تمام نیاز های خود را در هر سطح و وسعتی رفع نمایند.