آرشیو اسناد

معرفی سیستم آرشیو اسناد

بایگانی سازمانتان را متحول کنید!

سيستم آرشيو برسا به منظور نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارک در فرمتهاي مختلف تصويري و فايلي مورد استفاده قرار مي گيرد. روال كار در اين سيستم به اين گونه است كه نخست در بخش بايگاني، اسكن اسناد و ورود اطلاعات و فايلها انجام ميشود و سپس كاربران در بخش‌هاي مختلف با استفاده از امكانات مختلفي نظير طبقه‌بندي‌ها، كارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسي پيدا ‌كنند.

 

قابلیتهای سیستم آرشيو اسناد

امکان تعریف انواع پرونده و سند

folder

قابليت تعريف انواع پرونده براي تمامي پرونده‌هاي موجود در سازمان (مثلا پرسنلي، حقوقي، تسهيلاتي و ...)

resume

قابليت تعريف انواع فيلدهاي اطلاعاتي براي نگهداري اطلاعات نوع پرونده (مثلا فيلدهاي عددي، متني، تصويري، چند انتخابي، درست/نادرست، تاريخ و ...)

profiles

تعيين مقادير پيش فرض براي فيلدها

list

تعيين فيلدهاي اجباري و يا غيرتكراري براي جلوگيري از اشتباه در ورود اطلاعات

 

ایجاد پرونده و ورود اطلاعات

folder (1)

ايجاد پرونده با استفاده از انواع تعريف شده در سيستم

password

تعيين شماره پرونده يكتا بصورت خودكار توسط سيستم

binary

تعريف دفاتر شماره‌ دهي به پرونده‌ها با قابليت تعيين الگوي شماره‌دهي

notepad

ورود اطلاعات پرونده بر اساس فرم طراحي شده بر اساس نوع پرونده

multitask

ايجاد چندين پرونده بدون نياز به اسكن تصاوير در همان زمان

save

ذخيره انواع فرمت فايل در پرونده و مشاهده آنها از درون برنامه

pdf

قابليت تبديل انواع فرمت فايل مانند word, pdf به تصوير و نگهداري آنان در كنار تصاوير پرونده

list (1)

قابليت طبقه‌بندي پرونده‌ها بر اساس ساختار مفهومي تعريف شده در سيستم

 

طراحي فرم ورود اطلاعات

 

اسكن تصاوير

bars-code

اسكن تصاوير اسناد پرونده بصورت تكي و يا دسته‌اي

transfer

انتقال يك يا چند تصوير از يك پرونده به پرونده ديگر

exam

تغيير اطلاعات توصيفي يك تصوير مانند سطح دسترسي و نوع سند مربوطه

ascending-sort

قابليت جابجايي و تغيير ترتيب تصاوير پرونده بصورت چند انتخابي

 

تعيين عمر اسناد و قابليت اخذ گزارش امحا

تعريف طبقه‌بندي عمر اسناد طبق استانداردهاي سازمان ملي اسناد كشور
تعيين عمر سند طبق طبقه‌بنديهاي انجام شده
قابليت گزارش‌گيري امحا بر اساس عمر تعيين شده براي اسناد
تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاري، نيمه راكد، راكد و امحايي بصورت هوشمند توسط برنامه
 

امكانات پيشرفته اصلاح تصوير

حذف تاريكي‌هاي ايجاد شده در خلال كپي يا اسكن تصاوير

حذف خطوط عمودي و افقي اضافه در كنار تصاوير

حذف اثرات سوراخ پانچ در كنار تصوير

صاف نمودن تصاوير كج

 

امنيت و رويدادنگاري

  • تعيين دسترسي كاربران در انجام كارهاي مختلف بر اساس سطوح دسترسي

  • تعريف انواع مدل دسترسي براي مشاهده پرونده‌ها توسط كاربران

  • قابليت تعيين دسترسي كاربران براي مشاهده پرونده‌ها بر اساس جايگاه و سمت افراد در سازمان

  • دادن دسترسي مشاهده پرونده به كاربران خاص

  • تعريف الگوهاي دسترسي براي سهولت در دادن دسترسي به پرونده‌هاي مختلف

  • تعيين سطح محرمانگي كاربران براي دسترسي به پرونده‌ها

  • تعيين دسترسي كاربران براي چاپ و يا ذخيره اطلاعات و تصاوير اسناد

  • درج تمامي فعاليتهاي كاربران اعم از ايجاد، ويرايش، حذف و يا مشاهده اطلاعات

جستجو و مشاهده پرونده ها

  • جستجوي ساده بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي پرونده

  • امكان جستجو بر اساس نوع پرونده و تمامي فيلدهاي تعريف شده در آن

  • قابليت تعريف جستجوهاي پركاربرد و ذخيره‌سازي آنها براي دسترسي‌هاي بعدي

  • امكان جستجو بر اساس نوع سند و مشاهده سندهاي مرتبط

  • امكان تعريف فيلدهاي نمايشي مورد نظر در نتيجه جستجو

  • امكان تعيين نحوه نمايش نتايج جستجو از نظر فيلدهاي نمايش داده شده، ترتيب آنها و اندازه آنها

  • انجام جستجوهاي پيشرفته و تركيبي با استفاده از ابزار گزارش‌سازا

 

گزارش‌هاي آماري كاركرد بايگاني