آرشیو اسناد


بایگانی سازمانتان را متحول کنید!

معرفی سیستم آرشیو اسناد

 

سيستم آرشيو برسا به منظور نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارک در فرمتهاي مختلف تصويري و فايلي مورد استفاده قرار مي گيرد. روال كار در اين سيستم به اين گونه است كه نخست در بخش بايگاني، اسكن اسناد و ورود اطلاعات و فايلها انجام ميشود و سپس كاربران در بخش‌هاي مختلف با استفاده از امكانات مختلفي نظير طبقه‌بندي‌ها، كارتابل واحد و جستجو به اسناد و اطلاعات دسترسي پيدا ‌كنند.

 

قابلیتهای سیستم آرشيو اسناد

امکان تعریف انواع پرونده و سند

  • قابليت تعريف انواع پرونده براي تمامي پرونده‌هاي موجود در سازمان
    (مثلا پرسنلي، حقوقي، تسهيلاتي و ...)
  • قابليت تعريف انواع فيلدهاي اطلاعاتي براي نگهداري اطلاعات نوع پرونده
    (مثلا فيلدهاي عددي، متني، تصويري، چند انتخابي، درست/نادرست، تاريخ و ...)
  • تعيين فيلدهاي اجباري و يا غيرتكراري براي جلوگيري از اشتباه در ورود اطلاعات
  • تعيين مقادير پيش فرض براي فيلدها

ایجاد پرونده و ورود اطلاعات

  • ايجاد پرونده با استفاده از انواع تعريف شده در سيستم
  • تعيين شماره پرونده يكتا بصورت خودكار توسط سيستم
  • تعريف دفاتر شماره‌دهي به پرونده‌ها با قابليت تعيين الگوي شماره‌دهي
  • ورود اطلاعات پرونده بر اساس فرم طراحي شده بر اساس نوع پرونده
  • ايجاد چندين پرونده بدون نياز به اسكن تصاوير در همان زمان
  • ذخيره انواع فرمت فايل در پرونده و مشاهده آنها از درون برنامه
  • قابليت تبديل انواع فرمت فايل مانند word, pdf به تصوير و نگهداري آنان در كنار تصاوير پرونده
  • قابليت طبقه‌بندي پرونده‌ها بر اساس ساختار مفهومي تعريف شده در سيستم

طراحي فرم ورود اطلاعات

قابليت طراحي فرم ورود اطلاعات براي هر نوع پرونده
طراحي فرم ورود اطلاعات بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي نوع پرونده
قابليت گروه بندي چند سطحي فيلدهاي اطلاعاتي در فرم ورود اطلاعات
تغيير نام نمايشي فيلدهاي اطلاعاتي در فرم ورود اطلاعات
امکان مشاهده لیست پرسنل حاضر/ غایب بصورت لحظه‌ای
جايگذاري فيلدهاي اطلاعاتي نوع پرونده به هر ترتيب و شكل دلخواه براي سهولت در ورود اطلاعات

اسكن تصاوير

  • اسكن تصاوير اسناد پرونده بصورت تكي و يا دسته‌اي
  • تعيين نوع سند قبل از شروع به اسكن (در اين حالت تصاوير اسكن شده با نوع مشخص شده درج ميشوند.)
  • تعيين نوع سند پس از اسكن تصاوير (در اين حالت در زمان اسكن نيازي به تعيين نوع سند نميباشد.)
  • قابليت جابجايي و تغيير ترتيب تصاوير پرونده بصورت چند انتخابي
  • قابليت ايجاد پرونده بدون ثبت اطلاعات و فقط با اسكن تصاوير (براي اسكن پشت سرهم و ثبت اطلاعات در يك مرحله ديگر)
  • تغيير اطلاعات توصيفي يك تصوير مانند سطح دسترسي و نوع سند مربوطه
  • انتقال يك يا چند تصوير از يك پرونده به پرونده ديگر

تعيين عمر اسناد و قابليت اخذ گزارش امحا

  • تعريف طبقه‌بندي عمر اسناد طبق استانداردهاي سازمان ملي اسناد كشور
  • تعيين عمر سند طبق طبقه‌بنديهاي انجام شده
  • قابليت گزارش‌گيري امحا بر اساس عمر تعيين شده براي اسناد
  • تعيين وضعيت اسناد بر حسب جاري، نيمه راكد، راكد و امحايي بصورت هوشمند توسط برنامه

امكانات پيشرفته اصلاح تصوير

  • حذف تاريكي‌هاي ايجاد شده در خلال كپي يا اسكن تصاوير
  • حذف خطوط عمودي و افقي اضافه در كنار تصاوير
  • حذف اثرات سوراخ پانچ در كنار تصوير
  • صاف نمودن تصاوير كج

امنيت و رويدادنگاري

  • تعيين دسترسي كاربران در انجام كارهاي مختلف بر اساس سطوح دسترسي
  • تعريف انواع مدل دسترسي براي مشاهده پرونده‌ها توسط كاربران
  • قابليت تعيين دسترسي كاربران براي مشاهده پرونده‌ها بر اساس جايگاه و سمت افراد در سازمان
  • دادن دسترسي مشاهده پرونده به كاربران خاص
  • تعريف الگوهاي دسترسي براي سهولت در دادن دسترسي به پرونده‌هاي مختلف
  • تعيين سطح محرمانگي كاربران براي دسترسي به پرونده‌ها
  • تعيين دسترسي كاربران براي چاپ و يا ذخيره اطلاعات و تصاوير اسناد
  • درج تمامي فعاليتهاي كاربران اعم از ايجاد، ويرايش، حذف و يا مشاهده اطلاعات

جستجو و مشاهده پرونده ها

  • جستجوي ساده بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي پرونده
  • امكان جستجو بر اساس نوع پرونده و تمامي فيلدهاي تعريف شده در آن
  • امكان جستجو بر اساس نوع سند و مشاهده سندهاي مرتبط
  • قابليت تعريف جستجوهاي پركاربرد و ذخيره‌سازي آنها براي دسترسي‌هاي بعدي
  • امكان تعريف فيلدهاي نمايشي مورد نظر در نتيجه جستجو
  • امكان تعيين نحوه نمايش نتايج جستجو از نظر فيلدهاي نمايش داده شده، ترتيب آنها و اندازه آنها
  • انجام جستجوهاي پيشرفته و تركيبي با استفاده از ابزار گزارش‌سازا

گزارش‌هاي آماري كاركرد بايگاني

  • مشاهده آمار تعداد پرونده‌هاي ايجاد شده در يك بازه زماني مشخص
  • مشاهده تعداد پرونده‌هاي ايجاد شده توسط يك كاربر بايگان
  • مشاهده آمار تعداد برگهاي اسكن شده به تفكيك زمان اسكن و كاربر اسكن‌كننده