سیستم مکاتبات و اتوماسيون اداري (دبیرخانه)

با توجه به نقش كليدي نامه و اتوماسيون اداري در ارتباط رسمي بين سازمانها و موسسات و ايجاد تمهيدات كاملا رسمي در سازمانها براي پوشش اين نياز، اتوماسيون كامل فرايندهاي يك سازمان بدون در نظر گرفتن اين مهم غيرممكن ميباشد. بنابراين سيستم مكاتبات و يا اتوماسيون اداري از نقاط حياتي و كليدي در نرم‌افزار سازماني سكو ميباشد.

  اين سيستم با هدف قرار دادن 2 بخش كلي و حياتي يعني بخش دبيرخانه و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره و بخش كارتابل الكترونيك و چرخش خودكار نامه در سازمان قصد دارد اتوماسيون كاملي از نيازمنديهاي اين حوزه را فراهم كرده و ايده‌آل يك سازمان بدون كاغذ (Paperless) را محقق سازد.

ويژگيهاي مهم و كليدي سيستم مكاتبات عبارتند از:


1. دبیرخانه

در هر سيستم مكاتبات و اتوماسيون اداري يكي از مهمترين بخشها توجه به روالهاي دبيرخانه‌اي و ثبت نامه‌هاي وارده و صادره ميباشد. همانطور كه ميدانيم در هر سازماني تمامي نامه‌هاي وارده و صادره قبل از ورود و خروج توسط دبيرخانه شماره و ثبت ميشوند تا در آينده قابل پيگيري بوده و رسميت آنها تاييد شود.

  يكي از اهداف سيستم مكاتبات نرم‌افزار سكو پوشش تمامي انواع دبيرخانه و مدلسازي بهينه فرايندهاي كاري آن ميباشد. به همين منظور امكانات وسيعي در تنظيم روالها و سياستهاي كاري دبيرخانه در اين سيستم قرار داده شده است تا بتواند به بهترين نحو روالهاي كاري را منطبق با روالهاي كاري دبيرخانه سازمان قرار دهد.

  مهمترين ويژگيهاي بخش دبيرخانه عبارتند از:

2. ثبت نامه‌هاي وارده

از مهمترين كاركردهاي سيستم اتوماسيون اداري ثبت نامه‌هاي وارده در سازمان ميباشد.
  ثبت نامه وارده با توجه به ابعاد سازمان و سياستهاي كاري ميتواند روالهاي متفاوتي داشته باشد. اما بطور كلي ميتوان گفت كه ثبت نامه وارده شامل بخشها و مراحل زير ميباشد. تصوير اسكن پرونده

3. امكانات پيشرفته اسكن تصاوير

با توجه به حساسيت امر اسكن تصاوير در ثبت نامه وارده، هم از حيث سرعت كار براي سازمانهاي با تعداد نامه وارده بالا و هم از حيث كيفيت اسكن و تصوير، در اين سيستم امكانات متنوعي در نظر گرفته شده است. از جمله :

4. جستجوي نامه در دبيرخانه

از امكانات مهم و پركاربرد دبيرخانه جستجوي نامه در دبيرخانه است. كاربران ثبات معمولا براي اصلاح نامه و يا پيگيري وضعيت نامه از جستجوي نامه استفاده ميكنند. به همين دليل داشتن يك جستجوي سريع و آسان از ويژگيهاي مهم هر سيستم مكاتبات ميباشد. جستجوي نامه در دبيرخانه

  ضمنا آنان ميتوانند شرايط جستجو را بر اساس دبيرخانه ثبت نامه، دفتر شماره‌دهي، سال ثبت و يا نوع وارده و صادره بودن نامه محدودتر سازند.
  در صورت يافتن نامه بر اساس جستجوي انجام شده، نامه قابل ويرايش، مشاهده و يا ايجاد مشابه خواهد بود.




5. گزارشها

در هر سيستم ثبت اطلاعات يكي از اجزاي تكميل‌كننده، گزارشها و جستجوهاي مختلفي است كه معمولا مديران و مسئولان ذيربط براي اطلاع از جريان اطلاعات از آنها استفاده ميكنند.



6. كارتابل الكترونيكي نامه‌ها

پس از اينكه نامه وارده در يك دبيرخانه ثبت ميشود بايد به دست گيرندگان سيستمي برسد. در روال دستي نامه‌ها پس از ثبت بصورت فيزيكي در اختيار گيرنده قرار ميگرفت و وي نيز پس از درج پي‌نوشت و دستورات مربوطه نامه را به شخص بعدي ارجاع ميداد و اين عمل تا انجام كار مورد نظر ادامه مي‌يافت.

  در سيستم مكانيزه اين كار از طريق سيستم و كارتابل الكترونيكي واحد انجام ميشود. يعني نامه پس از ثبت در كارتابل كاربر قرار گرفته و وي با مشاهده تصوير نامه و اطلاعات مربوطه عمل مورد نظر خود را انجام داده و نامه را همراه با شرح دلخواه به نفر بعد ارجاع ميزند.



7. اقدام و پيگيري

يكي از مهمترين اطلاعاتي كه كاربر به هنگام ارجاع يك نامه ميتواند تعيين كند، تنظيم اقدام ميباشد. كاربر ميتواند براي انجام يك كار براي نفر بعد اقدام تعيين نمايد و براي اقدام تعريف شده مهلت انجام و يادآوري نيز تعيين كند. كاربر دريافت كننده نامه نيز اقدام تعريف شده و موعد انجام را مشاهده نموده و ميتواند براي خود يادآوري تنظيم نمايد. اقدام و پيگيري

  سيستم، اقدامها و پيگيريهاي هر كاربر را در ليستهاي جداگانه‌اي به وي نمايش داده و كاربر ميتواند وضعيت هر اقدام را به كامل شده و يا لغو شده تغيير دهد.





8. چرخه تهيه پيش‌نويس نامه صادره

به منظور پشتيباني از مفهوم سازمان بدون كاغذ نياز به اتوماسيون چرخه توليد نامه صادره وجود دارد. هنگامي كه يك سازمان ميخواهد در يك موضوع خاص نامه‌اي تهيه نمايد معمولا چرخه‌اي طي شده و نامه پس از امضا توسط تاييدكننده نهايي ارسال ميشود.

  در سيستم مكاتبات نرم‌افزار سكو اين چرخه بطوركامل پشتيباني ميشود و انجام تمامي مراحل زير امكان‌پذير ميباشد :